Digitale service
Digitale service
Digitalisering eenvoudig en slim geregeld
Bij VKF Renzel maken we het jou en onszelf graag gemakkelijk.
Daarom bieden wij verschillende digitale services aan die jou tijd besparen en overzicht geven.
Wij werken bijvoorbeeld met een modern ERP-systeem. Dit is een slim computersysteem waarmee wij veilig en snel documenten met jou kunnen uitwisselen, zoals orders, orderbevestigingen en facturen. Zo heb je altijd de juiste informatie bij de hand.
Daarnaast kunnen wij voor jou binnen onze webshop een eigen klantenshop maken. In deze persoonlijke shop zie je alleen de producten, prijzen en/of afspraken die voor jouw organisatie gelden. Bestellen gaat daardoor sneller en eenvoudiger.
Ook bieden wij e-Invoicing aan via het PEPPOL-netwerk. Dit is een veilige manier om digitale facturen te verzenden en te ontvangen, dit werkt direct en tussen meerdere systemen. Dat verkleint de kans op fouten en zorgt voor een snelle verwerking.
Op deze pagina lees je meer over hoe het een en ander precies werkt en wat het voor jou betekent.
1. Uitwisselen van documenten via een ERP-interface
Documenten digitaal uitwisselen: snel, veilig en zonder gedoe
Wat is het voordeel voor jou?
Met onze digitale documentuitwisseling bespaar je tijd en voorkom je fouten. Bestellingen, leveringen en facturen worden automatisch tussen onze systemen verstuurd. Je hoeft deze gegevens niet meer handmatig te verwerken.
Dit zorgt voor:
- Minder administratief werk
- Minder kans op fouten
- Snellere verwerking van orders en facturen
- Altijd actuele en juiste gegevens
Hoe werkt dit in de praktijk?
Er vindt een koppeling plaats tussen ons systeem en dat van jou. Daardoor kunnen documenten automatisch worden verzonden en ontvangen, zonder dat iemand daar steeds iets voor hoeft te doen.
De volgende documenten kunnen digitaal worden uitgewisseld:
- Bestellingen
- Orderbevestigingen
- Leveringsbonnen
- Facturen
- Betalingsinformatie
Ook productgegevens kunnen automatisch worden bijgewerkt. Zo werken we altijd met dezelfde informatie.
Technische toelichting
Voor deze digitale koppeling gebruiken wij een EDI-verbinding. Dat staat voor elektronische gegevensuitwisseling tussen systemen.
Wij werken met:
- Een ERP-systeem voor product- en orderbeheer
- De EDIFACT-standaard, een veelgebruikte en betrouwbare manier om gegevens uit te wisselen
- Veilige verzendkanalen zoals x400 en AS2
2. Eigen klantenshop volgens het PrivateSales principe
Jouw eigen online klantenshop: overzicht, gemak en controle
Wat is het voordeel voor jou?
Met een eigen online klantenshop maak je het bestellen eenvoudig en overzichtelijk voor jezelf en jouw organisatie. Jouw collega’s, filialen of partners zien alleen wat voor hen bedoeld is en kunnen snel de juiste producten bestellen.
Dit levert het jou op:
- Sneller en eenvoudiger bestellen
- Volledige controle over assortiment en prijzen
- Minder foutieve bestellingen
- Duidelijk inzicht in wie wat bestelt en binnen welk budget
- Directe verwerking van bestellingen, zonder extra handwerk
Hoe werkt een eigen klantenshop?
Wij maken voor jou een afgeschermde klantenshop binnen onze webshop. Deze shop is speciaal ingericht voor jouw organisatie en gevuld met VKF Renzel-producten die voor jou en jouw onderneming van toepassing zijn.
Je bepaalt zelf:
- Welk assortiment zichtbaar is
- Welke prijzen gelden
- Wie toegang heeft tot de shop
- Welke rechten gebruikers hebben
- Of er gewerkt wordt met budgetten
De klantenshop is geschikt voor bijvoorbeeld:
- Bedrijven met meerdere vestigingen
- Franchisenemers
- Partners of resellers
- Interne bestellingen binnen één organisatie
Bestellingen vanuit de klantenshop worden direct verwerkt in het systeem van VKF Renzel. Dat zorgt voor snelheid en duidelijkheid.
Technische toelichting
De klantenshop is gekoppeld aan het ERP-systeem van VKF Renzel. Hierdoor worden bestellingen automatisch verwerkt.
In combinatie met een OCI-koppeling (Open Catalog Interface, versie 5.0) verloopt dit direct en efficiënt.
Gebruikers hebben via het internet direct toegang tot onze actuele catalogusgegevens in de webshop. Nadat het winkelmandje is gevuld, worden de artikelen teruggestuurd naar het ERP-systeem, waar de bestelling wordt afgerond.
3. e-Invoicing (via het PEPPOL-netwerk)
Elektronisch factureren via PEPPOL: veilig, snel en volgens de regels
Wat is het voordeel voor jou?
Met elektronisch factureren bespaar je tijd en kosten. Facturen worden digitaal, veilig en automatisch verzonden en ontvangen. Je hoeft facturen niet meer te printen, mailen of handmatig te verwerken.
Dit betekent voor jou:
- Snellere verwerking van facturen
- Minder kans op fouten
- Altijd voldoen aan wet- en regelgeving
- Geschikt voor bedrijven én overheidsorganisaties
- Een duurzame oplossing zonder papier
Hoe werkt elektronisch factureren?
Wij versturen en ontvangen facturen volledig digitaal via het PEPPOL-netwerk. Dit is een internationaal netwerk dat speciaal is opgezet voor veilig elektronisch factureren.
De factuur gaat rechtstreeks van ons systeem naar dat van jou, zonder tussenstappen. Daardoor komt de factuur direct goed aan en kan deze automatisch worden verwerkt in jouw administratie.
Deze manier van factureren is geschikt voor:
- Zakelijke klanten (B2B)
- Overheidsinstanties (B2G)
- Nationale én internationale samenwerkingen
VKF Renzel is aangesloten op PEPPOL voor zowel het verzenden als ontvangen van e-facturen.
Technische toelichting
Elektronisch factureren gebeurt volgens vaste Europese afspraken. De belangrijkste norm hiervoor is EN 16931. Deze zorgt ervoor dat e-facturen overal op dezelfde manier worden opgebouwd en begrepen.
Wij ondersteunen verschillende wettelijk erkende formaten, waaronder:
- XRechnung en ZUGFeRD (veel gebruikt in Duitsland)
- PEPPOL BIS Billing UBL Invoice
- OIOUBL (Denemarken)
- Factur-X (Frankrijk)
Dankzij deze standaarden kunnen facturen:
- Automatisch worden verwerkt
- Probleemloos over landsgrenzen heen worden uitgewisseld
- Worden gebruikt in verschillende systemen